Appearing in front of an Adjudicator at the Landlord and Tenant Board can be a stressful experience for some landlords.  In order to make this process and experience easier, the following are some key things all landlords should be aware of:

Scheduling the Hearing at the Board – Hearing dates are typically scheduled for 2-3 weeks from the date the landlord files the application with the LTB.  This, of course, depends on how busy the LTB is at the time the landlord is filing the application.

Please note, that if the landlord is applying to terminate for non-payment of rent, and the tenant pays everything that is owed (including the $170 filing fee) before the hearing date, the landlord will have to contact the LTB in writing and withdraw the application.

Notice of Hearing Package – After a landlord files an application with the LTB, they will be provided with a Notice of Hearing Package (Package).  In most cases, the landlord is required to deliver the Package to the tenant at least 10 days before the hearing. However, landlords should double check the requirements as some applications require the landlord to deliver the Package at least 5 days before the scheduled hearing.  The LTB usually provides the instructions and will also advise the landlord to complete another Certificate of Service (COS) for the delivery of the Package. This COS must be completed and filed with the LTB within 5 days of service.

Tenant Applications/Hearings – If a hearing is scheduled by a tenant who files a Tenant’s Application, the tenant is still required to present the landlord with the Notice of Hearing Package by the required deadline.  At this hearing, only the tenant’s issues will be discussed unless the landlord has also filed an application.

For example, if a tenant scheduled a hearing about a maintenance application, the landlord cannot bring up their complaints with the tenant about damages or arrears of rent, unless the landlord had filed their own application and the issues were scheduled by the LTB to be heard at the same hearing.

Hearing Day – If the landlord is going to rely on any documents, in addition to what was submitted to the LTB when the landlord filed the application, it is best to bring three copies of each document with you to the hearing.  If the hearing is based on a landlord’s application, the landlord will be asked to speak about the issue(s) first.  Alternatively, if the hearing is based on a tenant’s application, the tenant will be asked to speak first.

Hearings at the LTB are decided on a balance of probabilities, which means that it is the duty of both the landlord and tenant to prove their case to the Adjudicator and convince them that their position is correct.  Being properly prepared for the hearing and having all supporting documents with you will help you with this task.

Procédure d’audience de la Commission de la location immobilière

Certains propriétaires peuvent trouver stressante une comparution devant un arbitre de la Commission de la location immobilière. Pour faciliter la procédure et l’expérience, voici des choses essentielles que tout propriétaire devrait savoir.

Calendrier des audiences de la Commission – En général, les dates d’audiences sont fixées deux ou trois semaines après la date où le propriétaire dépose la requête à la Commission. Cela dépend évidemment de la charge de travail de la Commission au moment où le propriétaire dépose la requête.

Il faut remarquer que si le propriétaire demande la cessation de la location pour non-paiement du loyer et si le locataire paie tout ce qu’il doit (y compris le droit de dépôt de 190 $) avant la date de l’audience, le propriétaire doit communiquer par écrit avec la Commission et retirer la requite.

Documents accompagnant l’avis d’audience – Après que le propriétaire a déposé une requête à la Commission, il reçoit des documents accompagnant l’avis d’audience (les documents). Dans la plupart des cas, le propriétaire est tenu de remettre les documents au locataire au moins 10 jours avant l’audience. Toutefois, les propriétaires devraient bien vérifier les exigences, car pour certaines requêtes, le propriétaire est tenu de remettre les documents au moins cinq jours avant la date de l’audience. La Commission fournit habituellement les instructions en plus d’aviser le propriétaire qu’il doit remplir un autre certificat de signification pour la remise des documents. Ce certificat doit être rempli et déposé à la Commission dans les cinq jours suivant la signification.

Requêtes de locataires et audiences – Si une audience est fixée par un locataire qui dépose une requête de locataire, le locataire est quand même tenu de remettre au propriétaire les documents accompagnant l’avis d’audience dans le délai prescrit. À cette audience, seules les doléances du locataire sont discutées, à moins que le propriétaire n’ait également déposé une requête.

Par exemple, si un locataire a fixé une audience sur une requête concernant l’entretien, le propriétaire ne peut pas soulever ses plaintes contre le locataire au sujet de dommages ou d’un arriéré de loyer, à moins qu’il n’ait déposé sa propre requête et que la Commission n’en ait prévu l’audition à la même audience.

Jour de l’audience – Si le propriétaire prévoit s’appuyer sur des documents additionnels, en plus de ceux qui ont été présentés à la Commission lorsqu’il a déposé sa requête, il est préférable qu’il en apporte trois copies à l’audience. Si l’audience porte sur une requête du propriétaire, celui-ci sera appelé à parler des problèmes en premier. Au contraire, si l’audience porte sur une requête du locataire, celui-ci devra prendre la parole en premier.

Les affaires entendues à la Commission sont décidées par prépondérance des probabilités, ce qui veut dire que le propriétaire et le locataire se doivent tous les deux de prouver le bien-fondé de leur cause à l’arbitre et de le convaincre qu’ils ont raison. Une bonne préparation à l’audience et l’apport de tous les documents à l’appui vous aideront à accomplir cette tâche.