The LTB’s practice direction outlining evidence requirements for hearings is available at https://tribunalsontario.ca/documents/ltb/Practice%20Directions/Practice%20Direction%20on%20Evidence.html
Evidence may include pictures, videos, text messages, documents, invoices, social media posts, emails, and any other relevant piece of information that a landlord wishes to rely upon at a hearing.
You must serve your evidence to the LTB and directly to the tenant and/or tenant representative 7 days before your hearing date. If you serve evidence late, the adjudicator will decide whether to permit the evidence at the hearing. They will look at why it was late and if it could have been provided by the 7-day deadline. You cannot solely upload the materials to the Tribunals Ontario Portal (TOP) to serve your tenant unless you and the tenant have signed the “Consent to Disclosure through Tribunals Ontario Portal” form located under forms at https://tribunalsontario.ca/ltb/forms-filing-and-fees/#panel1
To serve the LTB evidence, you may directly upload it on to the TOP or email it to LTB.Evidence@ontario.ca. The subject line of the email should include: the word “EVIDENCE”; the FILE Number; and the hearing date.
An adjudicator is not required to review evidence before a hearing. In order to have a document entered on to the record as evidence, you must bring it to the adjudicator’s attention during the hearing. “An item does not automatically become evidence once it has been given to the LTB or the other parties. It is up to the LTB Member hearing the application to decide whether to accept an item as evidence during the hearing.”
For the submission and format of evidence, the Practice Direction advises: “All documents, photographs and other items provided to the other parties and the LTB as evidence must:
a. be readable
b. have consecutively numbered pages; and
c. include a list or table of contents identifying each item in order, and by page number, if more than one item
is being submitted.”
Evidence should be relevant and organized. You should ensure that any text message, video, document, picture, etc., is relevant to the application that has been filed. For example, if you have filed an L1 application, all evidence should be related to the non-payment of rent arrears issue. An adjudicator may decline to hear repetitive or irrelevant evidence at a hearing.
If you are uploading evidence to the TOP, ensure that you name the document clearly (example: picture of kitchen sink dated October 3, 2024) and know where to find it on the date of the hearing. A landlord should have their evidence opened and ready to reference during the hearing. Best practice is to combine all evidence in to one document such as a PDF where possible, and to ensure that page numbers and a table of contents are included.
If you have filed an L1/L9 application, you will need to submit an L1/L9 Information Update Sheet 5 days before the hearing date. This should be provided to the LTB, to the tenant and/or tenant representative.
A party is provided an opportunity to submit any reply evidence 5 days before the hearing. Reply evidence would mean that the other party uploaded a document or allegation that was unexpected that you now have to reply to via your own evidence. This is most common if a tenant includes the form Issues a Tenant Intends to Raise at a Rent Arrears Hearing with their evidence.
If you have had mediation discussions in an attempt to settle the issues with your tenant, these are considered confidential and should not be submitted as evidence. The adjudicator will not be able to look at mediation discussions when making a determination on the application.
Please consult with a legal practitioner if you are unsure about what to include as evidence in your file.
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La directive de pratique de la Commission précisant les exigences en matière de preuve pour les audiences est disponible à l’adresse suivante : https://tribunalsontario.ca/documents/cli/Practice%20Directions%20%28fr%29/Directive%20de%20pratique%20sur%20la%20signification%20de%20la%20preuve.html.
Les preuves incluent les photos, les vidéos, les messages texte, les documents, les factures, les publications sur les réseaux sociaux, les courriels et tout autre élément pertinent sur lequel le locateur souhaite s’appuyer lors de l’audience.
Vous devez signifier vos preuves à la Commission et directement au locataire ou à son représentant 7 jours avant la date de votre audience. En cas de signification tardive, l’arbitre décidera d’accepter ou non les preuves lors de l’audience. Il prendra en compte les raisons du retard et se demandera si les preuves auraient pu être fournies dans le délai de 7 jours. Vous ne pouvez pas simplement téléverser les documents sur le Portail de Tribunaux décisionnels Ontario pour signifier vos preuves au locataire, sauf si vous et le locataire avez signé le formulaire Consentement à la divulgation de documents par le Portail de Tribunaux décisionnels Ontario disponible dans la section Formulaires à l’adresse suivante : https://tribunalsontario.ca/cli/formulaires-depot-et-droits-de-depot/#panel1.
Pour signifier vos preuves à la Commission, vous pouvez soit les téléverser directement sur le Portail de Tribunaux décisionnels Ontario, soit les envoyer par courriel à LTB.Evidence@ontario.ca L’objet du courriel doit inclure le mot « EVIDENCE », le numéro de dossier et la date de l’audience.
L’arbitre n’est pas tenu d’examiner les preuves avant une audience. Pour faire inscrire un document au dossier comme preuve, vous devez en informer l’arbitre durant l’audience. « Un document ne devient pas automatiquement un élément de preuve lorsqu’il est remis à la CLI ou aux autres parties. C’est au membre qui entend la requête de décider s’il y a lieu d’admettre un document produit en preuve pendant l’audience. »
Concernant la soumission et la présentation des preuves, la directive de pratique précise : « Tous les documents, photographies et autres éléments fournis aux autres parties et à la CLI à titre de preuve doivent :
- être lisibles;
- comporter des numéros de page consécutifs;
- inclure une liste ou une table des matières identifiant chaque élément dans l’ordre et par numéro de page, si plus d’un élément est soumis. »
Les preuves doivent être pertinentes et organisées. Vous devez vous assurer que tout message texte, vidéo, document, photo, etc., est lié à la requête déposée. Par exemple, si vous avez déposé une requête L1, toutes les preuves doivent être liées au problème de non-paiement des arriérés de loyer. L’arbitre peut refuser d’entendre des preuves répétitives ou non pertinentes lors d’une audience.
Si vous téléversez vos preuves sur le Portail de Tribunaux décisionnels Ontario, veillez à nommer clairement chaque document (exemple : photo de l’évier de cuisine datée du 3 octobre 2024) et à savoir où les retrouver à la date de l’audience. Le locateur doit avoir ses preuves ouvertes et prêtes à consulter lors de l’audience. La meilleure pratique consiste à regrouper toutes les preuves dans un seul document, tel qu’un PDF, lorsque cela est possible, à le paginer et à y inclure une table des matières.
Si vous avez déposé une requête L1/L9, vous devez soumettre un formulaire L1/L9 – Mise à jour des données – au moins 5 jours avant la date de l’audience. Vous devez le fournir à la Commission et au locataire ou à son représentant.
Chaque partie a la possibilité de présenter des contre-preuves au moins 5 jours avant l’audience. Une contre-preuve signifie qu’une autre partie a téléversé un document ou fait une allégation inattendue à laquelle vous devez répondre avec vos propres preuves. Cette situation se produit fréquemment lorsque le locataire ajoute à ses preuves le formulaire Questions qu’un locataire peut soulever durant une audience donnant suite à une requête du locateur pour non-paiement du loyer.
Si vous avez eu des discussions de médiation pour tenter de régler les différends avec votre locataire, elles sont confidentielles et vous ne devez pas les soumettre comme preuve. L’arbitre ne pourra pas tenir compte de ces discussions lorsqu’il prendra une décision.
Consultez un avocat si vous n’êtes pas certain des éléments à inclure comme preuves dans votre dossier.